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SharePoint Workspace 2010 客户端应用 RRS feed

  • 常规讨论

  • SharePoint Workspace 2010是Office Professional Plus 2010的组件之一,它不像其它组件那样为人所熟知。作为Office 2007中Groove 2007的扩展,它在原有的建立Groove Workspace 和 Shared Folder的基础上增加了创建SharePoint Workspace的功能(即:在客户端上可以创建与SharePoint站点同步的工作区)。


    本帖介绍的是SharePoint Workspace 2010的基础功能、安装需求和使用环境、对Groove 2007上的数据迁移、Groove Workspace的网络模式和使用、SharePoint Workspace 的创建与站点同步、以及SharePoint Workspace 2010的组策略管理选项。

    1. SharePoint  Workspace 2010的基础功能

    1)在SharePoint Workspace 2010 中创建SharePoint workspace后可以联机或脱机查看SharePoint Sever 2010站点上的内容。
    2)创建Groove Workspace后可以与他人在工作区中便捷的共享文件、日历,发起会议邀请和专题讨论,以及在线对话。
    3)创建共享文件夹用以在计算机之间或者用户之间快速的共享文件。不必为了如何设置共享文件夹权限而烦恼。


    2. SharePoint Workspace 2010的使用环境

    SharePoint Workspace 2010在硬件方面的需求与Office 2010相同。
    软件上的需求和设置主要有:
    1) 安装Office Professional Plus 2010或单独的SharePoint Workspace 2010产品。
    2) 创建SharePoint Workspace与SharePoint站点同步时,服务端需要是Microsoft SharePoint Server 2010 和 Microsoft SharePoint Foundation 2010。
    3) 要进行如下的网络设置:
    SharePoint Workspace 2010 的客户端端口设置

    SharePoint Workspace 客户端端口设置

    支持的协议

    说明

    80/TCP - 传出

    SOAP 通过   HTTP 协议进行的   Microsoft 文件同步   (MS-FSSHTTP)

    简单对称传输协议的   Microsoft Groove HTTP 封装 (MS-GRVHENC)

    支持以下通信:

    对于   SharePoint 工作区   —   Microsoft SharePoint Server SharePoint Workspace 客户端之间同步文档和列表内容。

    对于   Groove 工作区和共享文件夹   —   SSTP 端口   2492/TCP 和端口   443/TCP 都不可用时在   SharePoint Workspace 客户端和 Groove Relay 服务器之间传输   SSTP 消息。在   HTTP 中封装   SSTP

    对于   Groove 工作区和共享文件夹   —   SharePoint Workspace 客户端和 Groove 管理服务器之间进行   SOAP 通信。

    443/TCP - 传出

    HTTPS

    简单对称传输协议安全协议的   Microsoft Groove HTTP 封装 (MS-GRVSSTPS)

    支持以下通信:

    对于   SharePoint 工作区   —   Microsoft SharePoint Server SharePoint Workspace 客户端之间同步受   SSL 保护的内容。

    对于   Groove 工作区和共享文件夹   —   SSTP 端口   2492/TCP 不可用时,在   SharePoint Workspace 客户端和中继服务器之间传输 SSTP 消息。利用安全   HTTP 隧道技术。

    2492/TCP - 传入和传出

    Microsoft Groove 简单对称传输协议 (MS-GRVSSTP)

    支持以下通信:

    对于   Groove 工作区和共享文件夹   —   SharePoint Workspace 客户端和中继服务器之间传输 SSTP 消息。

    1211/UDP - 传入和传出

    局域网设备存在协议   (LANDPP)

    支持以下通信:

    对于   Groove 工作区和共享文件夹   —   SharePoint Workspace 客户端之间进行局域网 (LAN) 设备存在检测。

    详情可以参考这里:
    http://technet.microsoft.com/zh-cn/library/ee649106(v=office.14).aspx

    3. Groove 2007数据迁移

    对已使用Groove 2007产品的用户来说如何将数据迁移到新的SharePoint Workspace 2010上可能存有疑问。
    那么是否需要在SharePoint Workspace 2010中创建新的Groove Workspace然后再逐个加载文件进去呢?
    不需要。
    那如何做迁移呢?
    1) 确认在登录Groove 2007时所创建的帐号(一般是用你的邮箱地址创建的)并确保此邮箱可以正常登录(不一定要在Outlook中访问,通过webmail访问也可以)。
    2) 备份整个Groove文件夹到其它盘符或者移动磁盘。

    对于Windows 7,访问drive:\Users\user\AppData\Local\Microsoft;
    对于Windows XP,访问drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft
    注意:这里的drive: 指的是安装操作系统的盘符。user是登录机器的帐号。

    接下来可以开始迁移了:
    备份完成后,如果是在此计算机上升级安装新的Office版本或安装独立的SharePoint  Workspace 2010产品。升级安装后可以直接打开。如发生原文件无法访问,退出SharePoint Workspace 2010, 拷贝刚刚的Groove文件夹至原来的路径覆盖升级后的文件夹。打开SharePoint Workspace 2010,会被提示需要临时密码并且此密码已发送至你创建帐号时所使用的邮箱。登录邮箱,打开由groadmin@microsoft.com所发出的邮件获取临时密码。(如图)

     
    拷贝密码至SharePoint Workspace 2010弹出对话框内,点击登录等待验证,便可顺利完成迁移。
    如果是想将Groove 2007的文件迁移至其它已安装有SharePoint Workspace 2010的机器来使用。同样可以拷贝Groove文件夹到指定路径,然后通过临时密码验证予以加载。

    4. Groove Workspace的网络模式和使用

    Groove Workspace建立如下两个对等协作模式(在第二节的文档中有提到):
    1) LAN 中的 Groove 工作区对等连接

     
    客户端之间通过建立SharePoint  Workspace 2010相互访问。

    2) 当客户端连接到广域网 (WAN)、脱机或位于防火墙后时

    客户端之间通过Microsoft Groove Server 管理器和中继服务互相访问。此时无需虚拟专用网络 (VPN),便可在SharePoint  Workspace 2010客户端之间共享文件和其它信息。对于Microsoft Groove Server 管理器和中继服务的功能介绍可以参考:
    http://technet.microsoft.com/zh-cn/library/ff595301(v=office.14).aspx

    当然无论采取哪种协作模式,使用Groove Workspace目的就是为了方便组员间的协作与共享。
    对于基础的共享使用方式,这里我们不做额外描述。操作方式为从导航栏打开相应的工具,然后将文档托入或者按需添加条目便可。

     
    重点讲一下Lists的创建。
    创建Lists的目的:可以使用自定义的表格表单完成所需任务。
    需求: InfoPath 2010
    以下示例为建立简单的问题收集表单:
    1) 在Groove Workspace预览框中选择Lists, 然后在右侧区域 点击 Start Here:

    2) 进入表单设计状态后, 点击New Form启动InfoPath 2010进行表单创建:
     
    3) 点击Insert, 选择一个适合的表格样式添加到此表单内(这里我们选择2号表格)。会有 弹出框提示,点击确认:
     
    4) 写上标题并在标签栏填入所要收集信息的名称。调整表格内字体和单元格的大小。


    5) 点击右侧的单元格,然后添加控件。这里我们添加3个Text Box, 调整好大小。
     
    6) 在右侧的Fields预览框中,点击与刚刚创建的Text Box绑定的field然后更改其名称使之与所属标签一一对应(如: 右键field1 选择属性然后将field名称改为“姓名”)。

    7) 表单以创建好了现在要导入到Groove workspace使用。单击左上角的Quick Publish按钮将表单模板保存到本地,后缀名是.xsn。

    8) 关闭InfoPath 2010, 回到Lists设计窗口选择Import Form导入刚刚创建的表单模板(.xsn文件)。可以看到此表单的总体预览:

    9) 点击Save & Publish 发布表单模板到Lists使用。
     
    10) 访问此Groove workspace的用户可以通过点击New来添加需求信息来获得帮助。

    以上示例为一个简单的Lists设计方式,如有疑问欢迎跟帖。

    5. SharePoint Workspace 的创建与站点同步

    前文有提到,创建SharePoint Workspace服务端需满足: Microsoft SharePoint Server 2010 和 Microsoft SharePoint Foundation 2010 的条件。
    当你登录SharePoint 2010站点后会看到如下的选项:
     
    单击后会弹出对话框,要求设置所创建的SharePoint Workspace的选项。
     
    点击Configure…进入设置。
    对于需要脱机查看的项,在Download: 下选择 All Items。
     
    对于想快速浏览的项设置Headers Only。
     
    对于无需浏览的项,设置No Content。
    这里的Lists因为其是表单格式,所以只有两个选项All Items 和 No Content。结尾处Not Supported的项是站点架构项不支持从SharePoint Workspace中浏览所以都为No Content。
    注意:这是示例站点的项,并非所有站点都使用此布局。
     
     
    对所需求的项设置好Download选项后,点击确定后便开始创建相应的SharePoint workspace并且开始根据选项开始下载内容:
     
    下载完成后,点击Open Workspace进入
     
    如果发生创建失败的问题请检查以下站点设置:
    确保对 SharePoint 网站启用了内容脱机可用性(默认情况)。SharePoint 网站管理员可通过以下方法配置此设置:依次单击“网站操作”、“网站设置”、“网站管理”、“搜索和脱机可用性”,最后在“脱机客户端可用性”部分选择“是”。这样,可以脱机获取 SharePoint 内容,以用于脱机工作。
    这时可以切换到SharePoint Workspace 2010的主界面,可以看到一个新的SharePoint Workspace已被创建并且归类在New! 下:
     
    进入新创建的SharePoint Workspace可以看到刚刚设置为All Items的项里的所有内容已被下载到本地:
     
    而打开Headers Only的项会提示里面的内容可以通过双击来下载到本地:
     
    可以看到设置为Headers Only的文件比已下载的文件多出一个提示图标。
     
    在联机时你的SharePoint Workspace是与站点同步的,一旦站点上有新的文档或者内容被创建。SharePoint Workspace 2010会做出相应提示。对于提示类型的说明可以参考如下文档:
    http://blogs.msdn.com/b/sharepoint_workspace_development_team/archive/2010/08/31/understanding-alerts-and-unread-indicators.aspx

    除了在联机和脱机情况下查看SharePoint站点上的内容之外,如果对该SharePoint站点的内容有编辑权限, SharePoint Workspace还提供了联机和脱机情况下的内容编辑功能。可以想象如下场景:
    在办公室网络环境下,设置所需的SharePoint站点项以All Items的方式予以同步。当用户携带笔记本外出办公时,对有些文档的内容进行了修改。回到办公室后,SharePoint Workspace自动将已修改的内容同步到SharePoint站点上。
    有一点需要提到:文档上传的步骤是由Microsoft Office Upload Center进行管理的。可以在右下角的提示栏找到该应用:
     
    打开后可以看到管理界面:
     
    相关介绍可以参考以下文档:
    http://sharepoint.microsoft.com/Blogs/GetThePoint/Lists/Posts/Post.aspx?ID=473
    文中提到可以在Upload Center中设置文件上传的频率来达到所需的效果。

    在SharePoint Workspace联机和脱机状态下浏览表单信息也是一大亮点:
    1) 信息内容一览无余,而同样的信息在SharePoint站点上被翻阅的话有时会受到一些干扰。
    比如在一个页面上浏览的信息不是很多,必须翻页。这样会增加信息预览所需的时间
     
    用网页浏览器查看SharePoint站点内容时的情况。
     
    2) SharePoint Workspace里创建、编辑表单内容很便捷:
     
    同样的情况在浏览器访问SharePoint站点时需要从服务端加载所需信息后才可编辑或者创建:

    总的来说,创建SharePoint Workspace在对SharePoint站点内容管理上是很好的客户端解决方案。

    6. SharePoint Workspace 2010的组策略管理选项

    首先我们可以参考以下文档中所列出的相关组策略项:
    http://technet.microsoft.com/zh-cn/library/ee649104(v=office.14).aspx
    这里我们需要注意的是:禁止 Groove 工作区 和 仅在域网络上同步 两个项。

    前者决定了是否在SharePoint Workspace 2010中启用Groove Workspace的功能,后者则是在SharePoint Server 2010 的 SharePoint Workspace 客户端链接、同步的时候增加了安全环节(推荐选项)。




    2013年1月31日 7:19
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