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Outlook 2016 Exchange邮箱设置自动存档后无法自动存档 RRS feed

  • 问题

  • 你好:

    我新电脑装了outlook2016且已设置好自动存档,邮箱开启后仍无法自动存档,我旧电脑outlook2010也是同样设置的,收到服务器的邮件就能马上存档到电脑,手机上收到的邮件旧马斯消失了,新电脑的outlook2016收到邮件后,手机上还能看到邮件,也就是服务器上面还有邮件,并没有存档到电脑上面,请们该如何解决,谢谢!邮箱是exchange的公司邮箱。

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    2018年10月24日 8:45

全部回复

  • 您好,

    据我所知,Outlook 中自动存档的最高频率是一天,自动存档最多也只能设置把一天以前的旧邮件移除。(很抱歉我这边只有英文截图。)

    关于您提到的“收到服务器的邮件就能马上存档到电脑”,能否把您Outlook中自动发现设置的截图分享一下呢?如果您暂时还不能上传图片的话,您可以把图片发送到下面这个我们专门用来收集信息的邮箱:

    GBSD TN Office Information Collection ibsofc@microsoft.com

    请在邮件主题中贴上本帖链接以便区分。 我们会具体查看一下您的自动发现设置做进一步分析。

    此致,

    敬礼

    Yuki Sun


    如果以上回复对您有所帮助,建议您将其“标记为答复”. 如果您对我们的论坛支持有任何的建议,可以通过此邮箱联系我们:tnsf@microsoft.com.

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    2018年10月25日 5:35
    版主
  • 您好,

    收到您发来的截图了。 

    请问您Outlook中除了设置自动存档,是否还建立了将收到的邮件移动到存档文件夹的规则呢?

    建议您在Outlook 2010中先在左边面板选中邮箱,然后点击菜单栏中的规则 > 管理规则和提醒,检查是否设置了相应的移动规则。

    您也可以把规则界面的截图发到上述收集信息的邮箱中,我们可以协助您查看。

    此致,

    敬礼

    Yuki Sun


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    2018年10月26日 5:56
    版主
  • 已经将相关信息发到你邮箱了
    2018年10月26日 7:16
  • 已经将相关信息发到你邮箱了

    您好,

    收到您的邮件啦~

    从您提供的图片和信息来看, 在Outlook2010 中您实际上是通过邮件里提到的更改数据文件位置实现的邮件自动存放到自定义的PST文件位置。 

    而更改数据文件位置的功能从Outlook 2013 开始就不支持了(如您第三封邮件中第二张截图中提到的)。

    在您当前的Outlook 2016 中,您可以考虑创建下面的规则把邮件从您的Exchange 邮箱中移到对应的存档文件:

    1. 在Outlook 2016 中配置好Exchange账号并且打开您的存档文件(archive20161018.pst)。
    2. 对于原邮箱的收件箱,在Outlook2016中,定位您的邮箱,然后点击规则 》 管理规则和提醒 》 新规则。
    3. 创建类似下面的规则(把到达的邮件都移动到archive20161018 下面的“收件箱”文件夹中):

    (很抱歉截图是英文的。)

    4. 对于您发出的邮件,创建类似的规则移动到archive20181018下的已发送项目子文件夹中。

    考虑到创建规则可能比较麻烦,而且从您截图中看,您之前似乎是把每周的邮箱数据单独存放到一个PST文件。 个人建议您还可以考虑定期手动存档,把某个时间段内的数据存档到对应的PST文件。 

    此外,由于上面提供的邮箱(ibsofc@microsoft.com)主要是用来收集问题信息的,为了能及时跟进您的帖子,也便于其他有类似问题或经验的论坛用户参与讨论,建议除图片外的其他信息咱们还是继续在这个帖子下讨论~ 感谢您的理解与支持。

    希望上述信息能够帮到您。

    此致,

    敬礼

    Yuki Sun


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    2018年10月26日 8:38
    版主
  • 你好:

    1.你这个操作步骤我还是不明白具体操作,我想要的是收到邮件后邮件(收到的邮件和发出的邮件)能马上存到我的数据文件下面,并且存下来后服务器上就自动清除已存档邮件,这样我的邮箱不会爆满而因此收不到新邮件;

    2.微软能否再2016保留更改数据文件位置实现的邮件自动存放到自定义的PST文件位置, 很好用的功能,为什么要废除导致用户受此困扰??????

    2018年10月26日 8:54
  • 你好:

    1.你这个操作步骤我还是不明白具体操作,我想要的是收到邮件后邮件(收到的邮件和发出的邮件)能马上存到我的数据文件下面,并且存下来后服务器上就自动清除已存档邮件,这样我的邮箱不会爆满而因此收不到新邮件;

    您好,

    对于您的这个需求, 我这边用自己的Exchange 邮箱测试下来是可以用规则实现的。 您需要分别对收到的和发出的邮件设置规则。

    对于到达的邮件:

    1. 点击功能区的规则,选择“管理规则与提醒”, 点击“新建规则”,选择“对我收到的邮件应用规则”,点“下一步”:

    2. 再点“下一步”, 可能有弹窗问是否要把规则应用于所有到达的邮件,选择是。
    3. 勾选 “把它移到指定文件夹”,点击下面方框中指定文件夹的链接,会有弹窗跳出,浏览选择您要存放收件的存档文件下下面的“收件箱”:

    4. 点击下一步,下一步,完成。 您可以给您自己发一封新邮件测试规则是否启用。

    对于您发送出去的邮件:

    参考上面的步骤,第一步中改成“对于我发送的邮件应用此规则”,最后移动的目标文件夹选择对应的存档文件夹下的已发送项目。 

    关于您第二点提到的建议,根据我这边搜到的信息,这个变化主要是由于Outlook 2013 及更高版本中数据访问模式的改变。 很抱歉我没能找到更多资料介绍这个变化是具体基于什么原因。 对于您恢复这个功能的反馈,非常理解您的感受,您可以用英文提交在专门用于收集用户需求和建议的Outlook UserVoice 论坛中. 产品团队会结合用户的反馈,在未来版本的产品中不断改进以改善用户体验。

    此致,

    敬礼

    Yuki Sun


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    2018年10月26日 9:28
    版主
  • 你好:

    我试试效果是:收件箱和发件箱可以自动存到数据文件里面,但是邮件还在服务器上面,收到邮件后并没有清楚服务器上的邮件,这样会导致服务器邮箱爆满,希望你们还是能出个补丁达到和outlook2010一样额功能。

    2018年10月26日 9:54
  • 你好:

    我试试效果是:收件箱和发件箱可以自动存到数据文件里面,但是邮件还在服务器上面,收到邮件后并没有清楚服务器上的邮件,这样会导致服务器邮箱爆满,希望你们还是能出个补丁达到和outlook2010一样额功能。

    您好,

    请问您在建立规则的时候选择的是下面这个“将它移动到制定文件夹中”吗? 如果是这个规则的话,是会把邮件移动到存档文件的(邮箱中不保留)。我这边用Exchange 账号测试时,新收到的邮件会进入设定的文件夹,从服务器移除,OWA和手机端刷新后都没有这个邮件了。

    如果您想要把之前留在邮箱收件箱中的邮件都移动到存档文件夹中,在规则的最后一步可以勾选“立即对已在收件箱中的邮件运行此规则”:

    如果您只是担心服务器邮箱爆满,可以接受不在存档文件夹下收发邮件,我们一般的做法是平时就用邮箱处理收发邮件,然后设置自动存档将旧项目定期存档。如果您的邮箱容量本身较小,您可以提高自动存档的运行频率,设置更近的需存档项时间段。关于自动存档的更多介绍,您可以参考下面的文章:

    自动存档较旧项目

    除此之外,对于管理邮箱大小,除了存档还有其他的推荐做法:

    • 清空已删除邮件文件夹 - 清空已删除邮件文件夹经常以确保您不保留不需要的邮件。
    • 清空垃圾邮件文件夹 -定期清空垃圾邮件文件夹可节省您的收件箱空间。
    • 邮箱外部存储附件 - 随着时间的推移累计的附件,它们可以占用大量的空间。对于要保留的附件,请考虑将其保存到工作组网站、 OneDrive,或在您计算机上的文件夹中。

    您在平时的邮箱使用过程中可以参考上面的做法管理邮箱大小。

    如果我的回复有帮到您的话,还烦请点击“标记为答复”以便其他有类似问题的用户能从咱们的讨论中找到有用信息。 感谢您的理解与支持。 祝您生活愉快 :)

    此致,

    敬礼

    Yuki Sun


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    2018年10月26日 14:00
    版主
  • 你好:

    收件箱的邮件收到服务器可以移除,但已发送邮件好像只有存档副本选项,所以已发送邮件好像还是在服务器上面,不能出一个补丁达到2010那种效果吗?

    2018年10月27日 1:57
  • 你好:

    收件箱的邮件收到服务器可以移除,但已发送邮件好像只有存档副本选项,所以已发送邮件好像还是在服务器上面,不能出一个补丁达到2010那种效果吗?

    您好,

    感谢您的反馈。 对于已发送的邮件,除了设置规则,还需要您在Outlook 文件> 选项 > 邮件 > 保存邮件,取消勾选在已发送项目文件夹中保留已发送副本的选项。很抱歉之前的回复中没有提醒您注意这一点。

    对于您提到的补丁,感谢您的反馈。如我之前回复中提到的,据我所知这个变化是由于新版本客户端中数据访问模式的改变。很抱歉我的个人能力有限无法为您进一步确认这个改变数据路径的功能是不是由于改善数据访问模式而不得不去掉的。对于您的建议,鼓励您用英文提交到产品团队专门用来收集用户建议和反馈的论坛: https://outlook.uservoice.com/, 这样有类似需求的用户可以给您的提议投票,如果票数很高,产品技术团队会考虑在以后版本中实现用户的功能需求。

    感谢您对Office产品的支持。

    此致,

    敬礼

    Yuki Sun


    如果以上回复对您有所帮助,建议您将其“标记为答复”. 如果您对我们的论坛支持有任何的建议,可以通过此邮箱联系我们:tnsf@microsoft.com.

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    2018年10月29日 8:22
    版主
  • Yuki:

    谢谢你帮助,另外我想知道我保存了已发送邮件后,贵司邮箱服务器上面还会有吗,还是已经保存了服务器就会移除。

    2018年10月30日 2:54
  • Yuki:

    谢谢你帮助,另外我想知道我保存了已发送邮件后,贵司邮箱服务器上面还会有吗,还是已经保存了服务器就会移除。

    您好,

    不客气~

    保存已发送邮件副本是Outlook客户端的设置。当Outlook中这个选项被勾选时,已发送的邮件会保存在已发送项目文件夹中,然后同步到服务器上。 如果这个选项不勾选,那么服务器上不会保留。 您可以在OWA 端查看邮件的留存情况。

    希望我的回答能帮到您 :) 

    此致,

    敬礼

    Yuki Sun


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    2018年10月30日 4:09
    版主