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outlook 2007手動執行封存,但是封存後的舊有郵件仍留在outlook.pst當中 RRS feed

  • 問題

  • 請教板上各位厲害的版友一個問題
    小弟使用outlook 2007 sp1
    以手動方式進行封存,將2008/12/31之前的郵件封存
    照道理來說這些12/31之前的郵件在封存完之後郵件會轉到Archive.pst
    而原本的outlook.pst裡的這些舊郵件應該會消失,而檔案也會隨著瘦身
    但是在進行封存完之後,原來的Archive.pst檔案容量由原本的5.5gb增加至9.4gb
    而outlook.pst檔案的容量卻一點也沒有減少,依舊還是5.2gb的龐然大物
    想請教各位,到底是發生甚麼問題?
    該如何解決呢??
    已經有進行office的修復動作,問題依舊存在
    懇請板上各位先進,為小弟解惑,感激不盡!!

    Michael
    2009年3月25日 上午 02:31

解答

  • Outlook 的封存動作並不會讓 pst 檔案變小。

    信件刪除會把原先舊信的空間空出來,新信進來時寫入該位置,所以 pst 還是一樣大,封存就是把舊信拷貝到新的位置,原位置刪除。要減小 pst 檔請用壓縮。

    若你的封存檔有經常刪除的動作,要減小大小也是要用壓縮,所以基本上我都不用封存,我自己用規則分信。

    壓縮的做法:
    在個人資料夾 滑鼠右鍵 內容 進階 開始壓縮

    我通常定期燒光碟備分信件前,才會進行壓縮。
    論壇是網友平等互助 保證解答請至 微軟技術支援服務
    2009年3月25日 上午 06:42

所有回覆

  •  Microsoft Office Outlook 2007 的自動封存設定可以自訂。您會發現自動封存可以滿足您的需求,而不是手動備份或封存項目。如需詳細資訊,請參閱以下方式試試看:

    自動封存對項目進行的動作

    自動封存會將過期 (超過使用期限) 的項目,從其在 Outlook 的原始位置移到封存檔案資料夾。您也可以為過期時要刪除的項目設定選項。封存檔是一種特別的資料檔類型。

     重要事項   

      進一步了解排序和刪除項目

    • 項目都會儲存在封存位置,除非您變更一個或多個自動封存設定,選擇刪除過期項目。移到封存位置後的項目不能自動刪除,只能在移到封存位置前自動刪除。一旦封存,就只能手動刪除。
    • 如果選擇了將項目永久刪除的選項,會自動刪除過期的項目。這些項目並不會被封存。例如,按一下 [刪除過期的項目 (僅用於電子郵件資料夾)] 選項後,您電子郵件資料夾 (例如收件匣、寄件匣或草稿等資料夾) 中,所有超過使用期限的郵件訊息都會遭到刪除,而不會獲得封存。

    變更自動封存的設定

    您可以使用兩組自動封存設定,通用設定和每個資料夾的設定。通用設定又稱為預設設定,通用設定決定是否執行自動封存,以及預設對於任何 Outlook 資料夾 ([連絡人] 除外,此資料夾不需要自動封存) 中的項目所採取的動作。每個資料夾設定會取代預設設定,讓您以不同的方式封存個別資料夾。如果您沒有指定特定資料夾的自動封存設定,該資料夾便不會進行封存。預設設定和每個資料夾設定僅會套用至目前的信箱。如果您有需要,也可以手動封存項目。

    套用自動封存設定

    圖說文字 1 於啟動之後每:選擇您要多久執行一次自動封存。同時封存許多項目,可能會降低您電腦的效能。因此,最好選擇可以縮短自動封存程序的時間範圍。請根據您在特定時間內通常會收到多少項目而定,調整時間範圍。自動封存執行前先提示:如果您要 Outlook 在自動封存 Outlook 項目之前顯示提示訊息,請選擇此選項。您可以在看到提示訊息時,按一下 [否] 取消自動封存作業。

    圖說文字 2 刪除過期的項目 (僅用於電子郵件資料夾):根據預設不會選取這個選項。您可以選擇在電子郵件訊息使用期限到期時,刪除電子郵件訊息。[草稿] 和 [收件匣] 項目的預設期限為 6 個月,[寄件備份] 為 3 個月,但是您可以使用 [清除項目 - 早於] 選項變更這些期限。

    圖說文字 3 封存或刪除舊項目:如果您要自動封存刪除部分或全部的過期項目,必須選擇此選項。此選項可以啟用其他選項,讓您決定已屆使用期限的項目哪些要封存、哪些要刪除。然後,您可以選擇要套用到封存和刪除的其他設定。

     附註   在 [自動封存] 對話方塊中,「資料夾」是指 Outlook 主要功能區域 (例如 [行事曆] 資料夾和 [工作] 資料夾) 以及個別電子郵件資料夾。這是因為您的行事曆和工作項目儲存在其個別的 [行事曆][工作] 資料夾中。

    圖說文字 4 在資料夾清單中顯示封存資料夾:選擇此選項後,[封存] 資料夾會與其他工作資料夾同時列在功能窗格中。在主要 [封存] 資料夾中,您可以開啟子資料夾並檢視您封存的項目。檢視封存的項目時,您可以檢查是否封存了正確的項目,還可以將任何需要的項目拖放回工作資料夾。

    圖說文字 5 清除項目 - 早於:以天、週或月為單位,為您要封存項目的時間選擇預設設定。您可以設定一天到 60 個月的期限。除非您已經另外指定設定,否則「清除」表示封存 (儲存) 項目,而不是「刪除」項目。

    圖說文字 6 將舊項目移到:在執行 Microsoft Windows Vista 和 Windows XP 作業系統的電腦上,這個位置的預設設定不同。

    如果您要為封存項目設定其他目的地,可以瀏覽並設定不同的位置。項目在到達使用期限之後,會移到這個位置。

     附註   除非您開啟資料夾並手動刪除項目,否則不會刪除封存在自訂位置的項目。

    圖說文字 7 永久刪除舊項目:這個選項立即刪除過期的項目,而不會將項目移到預設位置、您指定的另一個資料夾或 [刪除的郵件] 資料夾。

    圖說文字 8 將此設定套用至所有的資料夾:這個選項會將自動封存設定 (包括您所做的變更) 套用到所有的資料夾。若要為一個或多個資料夾指定不同的設定,請勿選擇這個選項。請改為遵照顯示在按鈕 (說明如何為個別資料夾指定設定的按鈕) 底下的指示。您也可以在<為個別資料夾變更自動封存設定>一節找到這些指示。對特定資料夾進行的變更只會套用到該資料夾。

    圖說文字 9 保留原則資訊:貴組織的系統管理員可能會設定保留原則,決定您信箱項目的自動封存時間和方式。您可以在這裡檢視原則,但必須具備適當的權限才能變更這些原則。

    2009年3月25日 上午 04:57
  • Outlook 的封存動作並不會讓 pst 檔案變小。

    信件刪除會把原先舊信的空間空出來,新信進來時寫入該位置,所以 pst 還是一樣大,封存就是把舊信拷貝到新的位置,原位置刪除。要減小 pst 檔請用壓縮。

    若你的封存檔有經常刪除的動作,要減小大小也是要用壓縮,所以基本上我都不用封存,我自己用規則分信。

    壓縮的做法:
    在個人資料夾 滑鼠右鍵 內容 進階 開始壓縮

    我通常定期燒光碟備分信件前,才會進行壓縮。
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    2009年3月25日 上午 06:42
  • 心冷熱情熄 表示:

    Outlook 的封存動作並不會讓 pst 檔案變小。

    信件刪除會把原先舊信的空間空出來,新信進來時寫入該位置,所以 pst 還是一樣大,封存就是把舊信拷貝到新的位置,原位置刪除。要減小 pst 檔請用壓縮。

    若你的封存檔有經常刪除的動作,要減小大小也是要用壓縮,所以基本上我都不用封存,我自己用規則分信。

    壓縮的做法:
    在個人資料夾 滑鼠右鍵 內容 進階 開始壓縮

    我通常定期燒光碟備分信件前,才會進行壓縮。


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    感謝兩位板友的熱心告知
    小弟現在有一各問題
    就是如上位板友所言『封存就是把舊信拷貝到新的位置,原位置刪除』
    問題是,小弟在進行封存完之後,指定封存的那些信件複製到了『封存資料夾中了』
    但,在『收件夾』裡面卻沒有把已經封存的那些信件給刪除掉
    這是甚麼原因呢??
    若要一封一封去刪除,已經不知道要刪到何時了(因為設了許多規則將信件分門別類到各各資料夾中)

    Michael
    2009年3月26日 上午 02:57
  • 項目都會儲存在封存位置,除非您變更一個或多個自動封存設定,選擇刪除過期項目。移到封存位置後的項目不能自動刪除,只能在移到封存位置前自動刪除。一旦封存,就只能手動刪除。
  • 如果選擇了將項目永久刪除的選項,會自動刪除過期的項目。這些項目並不會被封存。例如,按一下 [刪除過期的項目 (僅用於電子郵件資料夾)] 選項後,您電子郵件資料夾 (例如收件匣、寄件匣或草稿等資料夾) 中,所有超過使用期限的郵件訊息都會遭到刪除,而不會獲得封存。
2009年4月22日 上午 04:33