Devez-vous ou non utiliser des dossiers  ?

Avantages

  • Organiser en partitionnant une bibliothèque de documents.
  • Pour appliquer plus efficacement des autorisations.
  • Pour utiliser des propriétés par défaut basées sur l'emplacement. Vous pouvez définir des valeurs par défaut de métadonnées pour chaque dossier. Dans "Paramètres de la bibliothèque", "Paramètres des valeurs de colonne par défaut", vous pouvez définir des valeurs par défaut pour tous vos sous-dossiers à partir de la racine (hérite par défaut). Jetez un œil sur les propriétés basées sur l'emplacement par défaut :http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee557925.aspx  .
  • Les dossiers sont parfaits pour trouver des infos quand vous connaissez le chemin dans la structure de dossiers.
  • Les dossiers améliorent l'efficacité de l'accès aux données, car la création d'un dossier conduit à la création d'un index interne.
  • Les dossiers fonctionnent très bien dans les scénarios où les partages de fichiers sont utilisés. Dans un partage de fichiers, la seule façon de classer les fichiers est par le biais de nom de fichier et de structure de dossiers. Dans SharePoint, nous avons le choix, et vous pourriez envisager d'utiliser à la fois les dossiers et les métadonnées.
  • Les dossiers fonctionnent beaucoup mieux avec des vues de l'Explorateur Windows. Dans une structure plate, vous voyez tout et rien dans une vue...
  • Les "Documents Sets" héritent du type de contenu "Dossier". Donc, même si vous ne souhaitez pas utiliser de dossiers, vous êtes probablement encore un fan de leur utilisation sans le savoir (à moins que vous niiez l'utilité des document sets).
  • Vous pouvez utiliser des dossiers même en les retirant des vues. Si vous ne voulez pas utiliser les dossiers tout le temps, créez un affichage qui n'affiche pas les dossiers. Dans "paramètres de la bibliothèque' - 'Créer un affichage" - "Affichage standard" - "Dossiers" - vous avez le choix d' « afficher tous les éléments sans dossiers ». Cela transformera votre structure de dossier en une structure plate.
  • Les dossiers sont un excellent moyen d'introduire des métadonnées aux utilisateurs de la vieille école qui sont réticents; à l'aide de valeurs de dossier par défaut vous pourrez ajouter des métadonnées sans que l'utilisateur ne s'en aperçoive.
  • Les dossiers vous font gagner du temps dans les migrations si vous pouvez copier une structure de dossiers d'un système de fichiers.

Inconvénients

  • Si vous ne connaissez pas la structure des dossiers, trouver des infos sera plus facile en utilisant une navigation basée sur des métadonnées.
  • Les dossiers augmentent la longueur des URLs, qui "cassent" quand le chemin fait plus de 260 caractères environVoir : http://www.loisandclark.eu/Pages/limitsurl.aspx 
  • Les dossiers ne rendent pas bien lorsque vous placez un composant WebPart de bibliothèque sur une page (il n'y a pas de navigation permettant de remonter au dossier parent).
  • Les dossiers sans métadonnées, peut vous amener à « perdre » des documents.
  • Il est plus difficile de changer les structures de dossiers, alors que la modification des métadonnées est facile.

Commentaires supplémentaires sur la sécurité...
Vous pouvez avoir plusieurs bibliothèques de documents dans un site, qui est aussi une manière de séparer la sécurité/ les autorisations. Il y a un outil commercial tiers disponible pour SharePoint qui permet de définir des autorisations par l'utilisation de métadonnées. Donc, si vous êtes intéressé par cet outil, vous pouvez vous y intéresser.

Dossier vs métadonnée

  • SharePoint 2013 rend la recherche de fichiers et d'éléments de liste facile, avec ou sans métadonnées ajoutées.
  • Si vous n'utilisez pas de métadonnées, SharePoint ajoute automatiquement des métadonnées à vos documents. Le nom de document, type de document, le nom du dossier, créé par, modifié par etc.. SharePoint ajoute automatiquement une vingtaine de métadonnées à vos documents sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.Donc en fait vous utilisez toujours des métadonnées.
  • Vous pouvez "perdre" des documents lorsqu'il sont placés dans le mauvais dossier, mais c'ets également vrai si vous ajoutez de mauvaises métadonnées à un document. Un bon moteur de recherche atténue ces problèmes.
  • A part le temps nécessaire pour ajouter sans cesse de nouvelles métadonnées aux documents individuels, il n'y a aucun moyen simple pour ajouter ou modifier des métadonnées en masse quand il s'agit de métadonnées du Term Store. Les options d'affichage en mode feuille de données sont grisées lorsque vous utilisez la le Term Store. Vous allez vraiment demander aux utilisateurs d'ajouter des métadonnées aux documents individuels quand ils veulent transférer plus de 50 documents d'un partage de fichiers à SharePoint ? Voulez-vous vraiment utiliser le logiciel de migration tiers dans les cas où cela survient ?
  • Bien sûr, il est plus pratique de ne pas créer trop de niveaux de dossiers, mais le groupement de métadonnées peut seulement vous offrir 2 niveaux de structure « comme les dossiers ». Parfois vous avez juste besoin de 3 niveaux pour rendre logique pour tout le monde la structure de documents.
  • Lorsque vous ajoutez un affichage de bibliothèque sur une page, il n'y a aucun moyen de savoir dans quel dossier vous êtes à un moment donné, il est également impossible de naviguer au dossier parent. Toutefois, il est possible d'investir dans du travail personnalisé pour offrir aux affichages de la bibliothèque de documents qui n'affichent pas de fil d'Ariane, ceci étant l'inconvénient majeur de l'utilisation des dossiers pour mes utilisateurs finaux.

Conclusion

Essayez et conservez une hiérarchie de dossiers aussi plate et minimale que possible, mais ne vous limitez pas exclusivement aux vues basées sur des métadonnées. Mélangez les possibilités pour de meilleurs résultats ! Si vous choisissez de dépendre uniquement des métadonnées, vous devez séparer les ensembles de documents en les mettant dans leurs propres sites Web et définir les autorisations à ce niveau. Si vous avez besoin d'une gestion des droits plus granulaire, les dossiers/bibliothèques sont le moyen le plus facile de le faire.

Voir aussi

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