Bu yazımda sizlerle Exchange 2010 üzerinde Arşivleme ve Saklama ilkelerini paylaşacağım. Bilgi koruması, kritik gereksinimler gibi başlıklara özetle değineceğim.
Arşivleme ve Saklama;

          Kişisel Arşiv

          Saklama İlkeleri

          Çoklu Posta Kutusu Arama

          Hukuki Alıkoyma

          Günlük Kaydı Tutma

          Denetleme ve Raporlama

Bilgi Koruması ve Kontrol;

          Aktarım Koruma Kuralları

          Outlook Koruma Kuralları

          Aktarım Şifre Çözme

          Gelişmiş Aktarım Durumları

          Ölçülülük

          Posta İpuçları

E-Posta Neden Arşivlenir?
Kritik Gereksinimler;
Miktar;
Veri miktarı arttıkça, Outlook performansı düşme tehlikesine girer.
Posta kutusu kotaları miktarı kontrol eder fakat PST kullanımını teşvik eder.
PSTler performans / yönetim sorunlarını artırır.

Saklama;

       Uyumluluk gereksinimleri miktar ile gelen zorlukları artırır

       Düzenlemeler ilgili epostalar için belirli saklama zamanlarını zorunlu kılar (SOX = 5 yıl, SEC kuralları = 6 yol, HIPAA = 5-6 yıl)

Bulma;

·         FRCP yasa değişiklikleri epostaların bulunması için sıkı zaman sınırları çizer

·         Yasa değişiklikleri PSTler de dahil olmak üzere tüm kaynaklardaki tüm postaları kapsar

·         Kurtarma masrafları ÇOK BÜYÜK olabilir (yedek teypleri, PSTler)

PST’lerle Olan Problemler;
Kurallara Uyumluluk, masraf, güvenilirlik,

BT Uzmanı:

       Yasal alıkoyma uygulanamıyor

       PSTler kolayca bulunamıyor

       Kaybolan dizüstü bilgisayarlarda PSTler de erişime açık halde bulunuyor

       Yedekleme/Kurtarma çok yüksek maliyetli

Son Kullanıcı:

•             Sadece lokal makineden erişilebilir
•             PSTlere ihtiyacı olduğunda erişemiyor
•             Ağ paylaşımları üzerinde PST bozulmaları artıyor
•             PSTler arttıkça, güvenilirlik azalıyor (>5GB)
Bugünün E-Posta Arşivlemesi.
Müşteriler bizlere ne anlatıyor?

Yetersiz Kullanıcı Deneyimi:

       Tanıdık Olmayan Ortam

       Arşivlenmiş içeriğin aranma/erişim olanaksızlığı

       OLK/OWA eklentisiyle hantal deneyim

Karmaşık Yönetim Deneyimi:

       Outlook eklentisi kurulum/performans problemleri

       Birincil ve arşiv posta kutularının ayrı ayrı aranması/yönetimi

       Barındırılmış arşiv sağlayıcılarının güvenilirlik endişeleri

Yüksek Maliyetler:

•             Ayrı arşiv lisansları
•             Ek arşiv yönetim maliyetleri

Kişisel Arşiv

       Yönetici tarafından yapılandırılan ikinci bir posta kutusu

       Kullanıcının birincil posta kutusu yanında Outlook ya da Outlook Web Access içinde görünür.

       PSTler Kişisel Arşive sürüklenip bırakılabilir

       Birincil posta kutusundaki postalar Saklama Politikalarını kullanarak otomatik olarak taşınabilir

       Arşiv kotası birincil posta kutusundan ayrı olarak belirlenebilir

image001

Kullanıcı Deneyimi:

Birincil posta kutusundaki klasör hiyerarşisi korunur.

Kullanıcı canlı postadaki gibi arşivlenmiş postayı görüntüleyebilir, okuyabilir, üzerinde gezinebilir, bayrak atayabilir ve yanıtlayabilir.

image002

Arama:

Sadece arşivi ya da hem arşivi hem de canlı postaları arama seçeneği.

image003 

Arşivdeki postaya verilen yanıt canlı gönderilen postalar klasörüne koyulur (PSTler gibi)

Kullanıcı arşivi de kapsayan görüşme görünümünü elde eder (PSTler gibi)

image004


Çoklu Posta Kutularında Arama



Basit
, rol tabanlı Grafik Kullanıcı Ara yüzü;

·         İK’ya, hukuk departmanına, adli yöneticiye arama için erişim yetkisi verme.

·         Filtreleme: gönderen, alıcı, geçerlilik ilkesi, mesaj boyutu, gönderme /alma zamanı, cc / bcc, normal ifadeler, IRM ile korunan öğeler

Tüm posta öğelerini (eposta, anlık mesaj, kişiler, takvim) birincil ve arşiv posta kutusu çapında arama

image005 


.

        image006

image007

image008

Günlük Kaydı Tutma

Daha Büyük Etkinlik;

image009


Günlük Kaydı Şifre Çözme


Sunucu şifre çözme aracısı;

       Günlük kayıt posta kutusunda korunan mesajların şifresi metinlerini tutar

       Virüs taramayı, içerik filtrelemeyi, IRM ile korunan mesajlarda içerik tabanlı kuralları mümkün kılar.

image010

Kritik Faydalar Özeti;

Sorunsuz Kullanıcı Deneyimi

       PSTleri bulunabilmeleri için Kişisel Arşiv klasörüne manüel olarak taşıma

       Birincil posta kutusundaki postayı kişisel arşive otomatik olarak taşıyarak kota yönetme

       Arşive Outlook ya da OWA’dan erişim

       Saklama politikaları uygulama, birincil posta kutusu ve kişisel arşiv üzerinde arama

Yönetim Deneyimini En Üst Düzeye Çıkarma

       Tüm birincil ve arşiv posta kutuları üzerinde tanıdık Exchange yönetim araçlarını kullanma (saklama ilkeleri, hukuki alıkoyma, posta kutularını arama)

       Kurallara uyumluluk ile ilgili işlevleri BT dışındaki hukuki memurlara, kanuni yöneticilere ve İK’ya kullanımı kolay grafik kullanıcı ara yüzü ile delege etme

Maliyetleri Düşürme

•        Ek arşiv lisansına gerek yok (arşiv Exchange 2010 ECAL’ın bir parçası)
•        Yönetim için ayrı bir arşiv yok = yönetim maliyetlerini düşürme
•        DAS-SATA depolama mimarisini kullanarak depolama maliyetlerini düşürme

Kaynak;


http://www.microsoft.com/exchange/2010/en/us/email-archiving-and-retention.aspx