Bu yazımda Lync 2010 ile hayatımızı kolaylaştıran özelliklerden bir tanesi’de Ms Outlook ile entegre olarak Online Meeting, yani online toplantı işlemlerine değineceğim. Şirket içi ve dışı haberleşmenin yanı sıra çalışanların şehir dışında veya evde olması şirketin organize ettiği toplantılara katılmalarını kolaylaştırıyor. Eğer önemli bir toplantınız var ve şehir dışındasınız ancak bir şekilde katılmanız gerekiyor. İşte burda Lync’in Online Meeting hizmeti devreye giriyor.

 
 
 
Online Meeting Nasıl Hazırlanır?
 
 
 
Ms Outlook Üzerinde Home > New Items yanında ki ok’a tıklıyoruz. Açılan pencerede Online Meeting linkine tıklıyoruz.
 
 
 
image001
Aslında klasik toplantı düzenleme ekranımız geliyor ancak birkaç önemli detay mevcut.
To… kısmından katılımcıları belirtiyoruz. Subject kısmına toplantı konu başlığımızı yazıyoruz. Location kısmına’da belirleyeceğiniz location bilgisini giriyorsunuz. Toplantı saatlerini belirtiyoruz. Body kısmınada toplantı’da değerlendirelecek özeti yazabiliriz. Bu ekranda güzel bir özellik katılımcılar için linkin Online Meeting Body kısmına otomatik eklenmesi.
 
 
 
image002
 
Bi özellik ise Meeting Options kısmıdır. Bu kısım default’ta kapalı gelir. Toplantıyı organize eden kişi burada ki seçenekler ile katılımcıları direk linke tıklayarak toplantıya dahil olmalarını veya linke tıklasalar bile Loby’de beklemelerini onay ile alınmalarını sağlayabilir.
 
 
 
 
image003
Customize access and presenters for this meeting ‘in check box’ını işaretleyip, istediğiniz seçenekleri düzenleyebilirsiniz.
 
 
 
image004
Örneklemek gerekirse, Presenters > People I Choose> Manage Presenters’e tıklıyoruz.
Bu ekranda katılımcı ve Sunum yöneticilerini belirleyebiliyoruz. Bu ekranda Serkan SARI katılımcı pozisyonundadır.
 
 
 
image005
image006
Aşağıdaki seçenek de ise katılımcıların linke tıkladılarında direk toplantıya katılma veya loby’de bekletilme durumlarını belirtebilirsiniz.
 
 
 
image007
Gerekli ayarlamalarımızı yaptıktan sonra toplantıyı ilgili katılımcı veya katılımcılara gönderdik.
Serkan katılımcısına toplantı isteği ulaştı.
 
 
 
image008
Onayladı böylelikle Online Meeting işlemlerini tamamladık.
image009
Şimdiki işlemimiz ise meeting zamanı geldiğinde kullanıcıların başta belirttiğimiz link yardımı ile toplantıya dahil olmalarına göz atalım.
Calendar üzerinden toplantımızı görüyoruz.
 
 
 
image010
Online Meeting’e katılmamız için aşağıda belirtilen linke tıklıyoruz.
 
 
 
image011
Linke tıkladığımızda otomatik olarak Lync Client’ım açılıyor ve diğer katılımcıları bekliyor.
 
 
 
image012
Bu işlemler ile Ufuk TATLIDIL ile Serkan SARI katılımcıları sesli ve görüntülü olarak Online Meeting’e başlamış oldular.
 
 
 
image013
Güzel bir özelliğinden daha bahsetmek gerekirse Online Meeting katılımcısının bilgisayarında Lync Client kurulu olmasa bile Online Meeting request’inde bulunan bir link sayesinde Web arayüzü ile Online Meeting’e katılabilir.
 
 
 
image014
Bu işlem için Lync Server 2010’u internete açmanız gerekmektedir. Gerekli DNS ayarlarını yaparsanız Local Network’unuzde sorunsuz çalışır.
 
 
 
image015
Makalemizin sonuna geldik. Birçok arkadaşımın işine yarayacağını düşünüyorum. Umarım faydalı olmuştur.