Merhaba arkadaşlar,

Exchange Server makalerinde genelde sunucu tarafından bahsediyoruz ama son kullanıcı tarafında neler yapıyoruz çok bahsetmiyoruz gibi hissetim ve bu makaleyi hazırlamak istedim. Amacım Outlook 2013 tarafında gün içinde işinizi hızlandırmaya yarayacak tüm işlemleri dökümente etmek ve sizlerle paylaşmak zaman içinde.

Bu makalemizde son kullanıcı bilgisayarındaki yüklü Microsoft Office 2013 ilk bağlantı ilk bağlantı ayarlarından bahsedeceğim.

Test ortamımda Exchange Server 2013 sunucumuzu mevcut Active Directory ortamımıza kurduk ve tüm ayarlarını yaptığımızı varsayıyorum. Exchange Server üzerinde public bir sertifika otoritesinden alınmış bir sertifika yok Exchange Server’in kendi oluşturduğu sertifika ile çalışıyor(Sertifika hatası alacağız).

Domain’e dahil edilmiş herhangi bir bilgisayarı, mevcut domain ortamında Exchange Server 2013 üzerinde mailbox hesabı açılmış bir kullanıcı hesabı ile logon olalaım ve Microsoft Outlook 2013 programını açalım.

Outlook eğer ilk kez açılıyor ise herhangi bir ayar yapılmamış ise ilk bağlantı ayarları için aşağıdaki ekran bizi karşılacaktır. Next ile devam edelim.

EXC2013_Outlook2013_01

Ayarların otomatik olarak algılanması için Yes seçeneği ile devam edelim.

EXC2013_Outlook2013_02

Mevcut kullanıcımızın bir hesabı mevcut ise Exchange Server 2013 üzerinde aşağıdaki gibi ismi ve mail adresi aşağıdaki ekrandaki gibi otomatik olarak gelecektir. Buradaki bilgiler doğru ise Next ile devam edelim.

EXC2013_Outlook2013_03

Exchange Server 2013 üzerinden gerekli bağlantı ayarları alınıp uygulanmaya başlayacaktır bu aşamada.

Ayarlar yapılırken yukarıda belirttiğim sertifikanın public bir sertifika otoritesinden alınmaması sebebi ile mevcut sertifika’ya güvenip güvenilmesi siz sorulacaktır. Yes ile güvenebileceğimizi bildirelim.

EXC2013_Outlook2013_04

Bağlantı ayarları alma işlemi tamamlandı. Finish ile bu ekranı kapatıp artık Microsoft Outlook 2013 uygulamasını açabiliriz.

EXC2013_Outlook2013_05

Microsoft Outlook 2013 açtık ve aşağıdaki resimdeki gibi Exchange Server 2013’e sorunsuz olarak bağlantı kuruldu.

Exchange Server 2013 bağlantı durumunu en alttaki mavi renkli bar üzerindeki uyarılardan takip edebilirsiniz.

HOME sekmesi ve Inbox seçili ekran bizi ilk açılışta karşılacayacak ekrandır.

Aşağıdaki resimdeki işaretli bölümdeki sağ ok tuşunu açarsanız Mail bölümü altında kullanabileceğimiz diğer seçenekleri görebilirsiz.

EXC2013_Outlook2013_06

Soldaki bu ekranı genişlettiğinizde Mail sekmesi altındaki diğer folderlar gözükmeye başlayacaktır.

Not: Burada bir açıklama yapmak istiyorum gerçi ilerleyen makalelerde daha geniş bahsetmeyi düşünüyorum ama, bu ilk ayarlar ile Outlook’u açtığımızda maillerimiz Exchange Server 2013 sunucusu üzerinde duracak şekilde, oradan okunarak bize gösterilecek şekilde bir konfigurasyon yapılmaktadır. Mevcut kullanıcı bilgisayarında bir adet. Ost uzantılı dosya oluşturularak Offline durumlarda (Ofis içinde veya dışında network bağlantısının ve exchange bağlantısının olmadığı durumlarda) mailleri görüp okumak ve işlem yapabilmeniz için bu şekilde bir tasarım yapılmıştır. Offline çalışma zamanlarında yaptığınız değişiklikler (silme, yeni mail oluşturma, takvime bilgi ekleme vb.) gibi işlemler ilk bağlantı sağlandığında sunucu tarafında otomatik olarak gönderilecektir.

Favorites altında en çok ihtiyacınız olan 4 adet folder eklenecektir.

Inbox    : Gelen Mailler
Sen Items : Gönderdiğimiz Mailler
Drafts   : Daha sonra göndermek için hazırlamış olduğunuz mailler.
Deleted Items  : Silinen Mailler

Isminizin altında kullanabileceğiniz tüm folderları görebilirsiniz.

Junk Mail            : Spam Mailler
Outbox                : O anda gönderilen mailer
RSS Feed             : Izlediginiz RSS kaynaklarından gelen mailer
Search Folders    : Mailleri guruplama ve kolay bulmak için kullanabileceginiz bir folder.

EXC2013_Outlook2013_07

Sol alt bölümdeki Mail in hemen yanındaki takvim sekmesine basarsanız takviminize ulaşmanız mümkündür. Buradaki bir çok gösterim şeklinden size en uygununu seçip o şekilde kullanabilirsiniz takvim özelliklerini.

Exchange takvim oldukça gelişmiş özelliklere sahip bir uygulamadır. Detaylarına neyi nasıl yaparız daha sonra bahsedeceğim inşallah.

EXC2013_Outlook2013_08

Takvimin yanındaki iki adam resimli icon ise size özel Contacts bilgilerinizi ekleyebileceğiniz bölümdür. Size özel yeni iletişim biligileri, grupları oluşturarak mail hizmeti kullanımınızı hızlandırmanız mümkündür.

EXC2013_Outlook2013_09

Contacts’ın hemen yanında ise yine size özel Task bölümüne erişebilirsiniz. Burayı kullanarak işlerinizi planlamanız zaman planlaması yapmanız, iş durumlarını takip etmeniz mümkün.

EXC2013_Outlook2013_10

En sondaki . . . nokta butonuna bastığınızda burada kullanabileceginiz diğer seçenekleri görebilirsiniz. Notes ve Folders bölümlerine buradan erişebilirsiniz.

EXC2013_Outlook2013_11

Şimdide üst menu üzeride kullanabileceğiniz ekranlara değinelim.

SEND / RECEIVE bölümün üzerinde mail alışverişini manuel tetikleyebilirsiniz, mevcut bir gönderme işini durdurabilirsiniz, özel bir alanı download etmesini sağlayabilirsiniz veya Work Offline ise outlook’un Exchange server bağlantısını kesebilirsiniz. Network’e bağlıyken buradan manuel Work Offline yaparsanız tekrar buradan manuel olarak açmadan Exchange bağlantısı sağlanmayacaktır hiç. Bunu unutmayın lütfen.

EXC2013_Outlook2013_12

FOLDER bölümünde kendinize özel folder yapılandırması yapıp mailleri veya diğer objeleri bu folderlar altında gruplayabilirsiniz.

EXC2013_Outlook2013_13

VIEW bölümünde ise Outlook 2013 görünüm ayarlarını kendinize özel olarak yapılandırabilirsiniz. Benim burada en çok kullandığım seçenek okuma bölmesini kapatmak oluyor genelde. Hani mail gelince ortada içeriği gözükyor ve mail hemen okunmuş sayılıyorya işte o seçenek. Bunu kapatmak istiyorlar genelde ve bulmak biraz zahmetli oluyor bilmeyenler için. Kulaklarını çınlatalım burada geçenlerde Mümin hocamın Outlook MVP geyigi geldi şimdi aklıma, bunu bulmak için biraz Outlook MVP olmak gerekiyor sanki. Buradaki Reading Pane seçeneğini açıp kapatabilirsiniz veya alta vaya yana alabilirsiniz bu okuma bölmesini.

EXC2013_Outlook2013_14

E-Mail Gönderme İşlemi:

Outlook mail alışverişi için kullandığımız bir program, Mail atma penceresinden bahsetmemek olmaz.

Şimdi’de bir mail atmak için neler yapmamız gerekiyor, mail ekranında kullanabilecegimiz özellikler neler buna bakalım.

HOME Ekranında New Email ile yeni bir mail atma ekranını açabiliriz.

EXC2013_Outlook2013_15

Mail gönderme ekranın ilk görünümü aşağıdaki gibidir. Burada’da anlatılacak bir çok  seçenek ve özellik var ama şimdilik belli başlı olanlarını anlatıp detayları daha sonraya bırakmak istiyorum. Yine tekrarlıyorum inşallah detaylı anlatmak kısmet olur ve yazabilirim.

To…       : Kısmına bu mail’in direk muhataplarının mail adreslerini eklemelisiniz. Cc…        : Bu mail’den haberi olmasını istediginiz ikinci dereceden sorumlu kişilerin mail adreslerini ekleyebilirsiniz.

Subject: Mail’in konusunun yazıldığı bilgilendirme bölümüdür. Mail’in içeriği hakkında insanlara bilgi verecek kısa bir başlık gibi düşünmelisiniz (Ör: Recep Yüksel Outlook Makalesi Hakında gibi.)

  EXC2013_Outlook2013_16

Mail adreslerini eklerken elle yazabilirsiniz veya To.. butonuna basarak Exchange üzerinde tanımlı kurum içi veya dışı mail adreslerini görüp seçerek’de yapabilirsiniz veya kendi contacts listenizdeki mail adreslerini veya gruplarını seçebilirsiniz.

To.. butonuna basalım ve kurum personelini seçelim.

Ilk açılışta default olarak Global Address List isimli Exchange server üzerindeki tanımlı kullanıcılar listesi gelecektir aşağıdaki resimdeki gibi. Mail atmak istedigimiz kişilerin ismini seçip aşağıdaki bölümde gözrdüğümüz To, Cc ve Bcc bölümlerine bu isimleri ekleyebiliriz. Bcc yukarıdaki ekranda default olarak gözükmediği için bahsetmedik isterseniz gözükebilir, bu bölüme eklediğiniz kullanıcı isimleri ve mail adresleri karşı tarafta gözükmez. Bunu daha çok kurum dışına birden çok kişiye mail atıyorsanız ve bu mail adreslerinin yayılmasını bilinmesini istemiyorsanız kullanabilirsiniz burayı.

EXC2013_Outlook2013_17

To.. Recep YUKSEL, CC,’ye Barış Çınar Yüksel ve Eftal AYDOGDU eklenmiş. Birden çok kişi veya mail adresi eklediğinizde mailer veya isimler arasında ; işareti kullanmanız gerekmektedir.

Subject (Konu ) Kısmına Tes Message 1 Yazdım ve mail’in içeriğini alttaki bölüme yazdım. Send butonuna bastığımda mail bu 3 kişiye gönderilecektir.

EXC2013_Outlook2013_18

Gönderdiğimiz mail karşıtarafa aşağıdaki gibi ulaşacaktır.

EXC2013_Outlook2013_19

Microsoft Outlook 2013 yazılımının Exchange Server’dan mail alabilmesi için gerekli olan ayarlamaları, Outlook 2013 arayüzünde ne nedir tanımını yaptık ve bir adet mail oluşturup bu e-mail’i gönderdik ve karşı tarafa ulaştığını gördük.

Outlook 2013 programının işinize yaracak olan özelliklerini detaylı olarak inceleyeceğimiz makalelerimizde görüşmek üzere.

Recep YÜKSEL