Project Server 2013 - Estratégias e a gestão do portfólio de projetos

Project Server 2013 - Estratégias e a gestão do portfólio de projetos




Status do Artigo
: Concluído.

Objetivo: Apresentar as estratégias de priorização do portfólio de projetos no Project Server 2013.

Visão Geral


As empresas, na transição do planejamento de um ano para outro, têm o hábito de traçar metas que vão de encontro as suas estratégias de negócio. Após os objetivos terem sido definidos, são realizados direcionamentos estratégicos por meio de ações concretas. Insumos são fornecidos nesse sentido, a fim de que a organização consiga atingir determinados alvos através do seu "plano estratégico". Como as informações são tratadas em uma alta esfera de hierarquia da organização, ela é limitada a pessoas de alta confiança como diretores, executivos e gerentes. Esses profissionais são os responsáveis por fornecer todo o suporte e avaliar os respectivos propósitos criados. É importante salientar que, só após definidas as finalidades macro, as estratégias micro são especificadas a fim de que se permita mensurar critérios e avaliar com real clareza o  desempenho de tudo o que foi definido. Desta maneira, é possível efetuar o controle total de todas as ações que estão sendo realizadas a fim de avaliar os resultados esperados. Vale lembrar, que após a definição dos objetivos estratégicos, todas as avaliações, critérios e priorizações seguem formalmente o que foi definido. Caso, a estratégia mude, as categorizações e avaliações existentes também necessitarão ser revistas, desta forma o caminho do portfólio estará adequado ao destino que a organização pretende seguir. O Project Server 2013 através das suas estratégias e objetivos claros, auxilia as empresas no sentido de avaliar os resultados, fornece dados consistentes a partir de métricas e indicadores chave de performance e torna a decisão estratégica totalmente alinhada aos seus objetivos de crescimento.

Referência Microsoft: 

http://office.microsoft.com/en-us/project/project-portfolio-management-project-server-FX103802061.aspx

Alguns focos tratados em um portfólio de projeto:
  • Diminuir o retrabalho e reduzir problemas.
  • Gerenciar recursos.
  • Ter visão da disponibilidade da equipe e gerenciar suas capacidades .
  • Aumentar a velocidade nos processos de negócio.
  • Flexibilidade maior na gestão.
  • Análise rápida para tomada de decisão.
O fluxo de trabalho do gerenciamento de portfólio de projeto em uma empresa.

Exemplo:

Project Web Access 2013


No Project Web Access na versão 2013 é possível localizar rapidamente o link Estratégia presente na parte lateral do início rápido.

Exemplo:




As estratégias definidas irão cumprir três etapas básicas, que são:
  • Objetivos Estratégicos
  • Priorização dos Objetivos Estratégicos
  • Análise do Portfólio
Objetivos Estratégicos: a etapa de cadastrar fatores, tem por objetivo ser um espaço destinado a realização do cadastro das principais estratégias da empresa. Ela é considerada primordial por, medir e mensurar os objetivos estratégicos. 

Priorização dos Objetivos Estratégicos: a fase de ordenação dos fatores, realiza a leitura precisa do que se pretende alcançar com os objetivos estratégicos. É importante se definir nesta etapa quais os objetivos tem maior prioridade para a organização. Algumas empresas geralmente costumam valorizar mais o capital investido, outras a produção de serviços, cada organização tem sua particularidade no momento de se definir os pesos das metas traçadas.

Análise do Portfólio: a fase de priorização, representa a avaliação automática ou manual dos principais projetos do portfólio da empresa em relação aos seus objetivos estratégicos.Vale lembrar que, a ferramenta realiza a avaliação das informações, porém o poder de decisão ainda cabe a alta gerência da organização. Ela decide, o que é mais importante para sua empresa.

Exemplo:




Cadastro de Fatores Comerciais


A fim de que, seja possível, realizar o cadastro de fatores clique em: Biblioteca de Objetivos Estratégicos.

Exemplo:



Nesta etapa você conta com dois grupos de opção, chamados de:
  • Fator Comercial
  • Compartilhar
O grupo Fator Comercial é responsável pelas ações de cadastrar fatores comercial através do botão Novo e exclusão do fator através do botão Excluir.

O grupo Compartilhar é responsável pelas operações de impressão através do item Imprimir e de exportar a grade de fatores para o Excel pela opção  Exportar para o Excel.

Clique sobre o botão: Novo.

Exemplo:




Nesta primeira etapa é necessário informar o nome do objetivo estratégico através da opção Nome e Descrição, como boa prática recomenda-se utilizar descrições de fácil leitura ou nomes do próprio objetivo estratégico da empresa.

A etapa seguinte é voltada para escolha do departamento da empresa através da opção Departamento, lembro que os objetivos podem estar divididos por áreas  da empresas ou por objetivos gerais. Se este objetivo estratégico é voltado para um departamento específico efetue a escolha da área. Caso o objetivo seja comum a todos os departamentos, ou seja, o objetivo é geral, mantenha a caixa departamento em Branco.

Próxima etapa é voltada para definir em quais projetos serão aplicados os objetivos estratégicos, a opção destinada a essa função é Status. Por padrão o objetivo estratégico é Ativo (Padrão) que traz apenas projetos ativos no portfólio. Ainda sim, é possível habilitar a opção Inativa. No entanto, ao habilitar esta opção Inativo os fatores comerciais inativos não serão exibidos na Web Part de Impacto Estratégico de Projeto quando você exibir projetos no Project Web App, e eles não exigirão classificações de impacto de projeto quando especificados pelo fluxo de trabalho. Fatores comerciais inativos não podem ser selecionados para priorizações.

Exemplo:




A última etapa no objetivo estratégico é destinada aos impactos que os projetos sofrerão no portfólio mediante o objetivo estratégico da empresa.Cada impacto estão divididos da seguinte forma:
  • Nenhum 
  • Baixo
  • Moderado
  • Forte 
  • Extremo
Cada projeto no departamento associado pode ser medido em relação ao fator comercial. A classificação do impacto descreve até que ponto um determinado projeto contribui para o fator comercial. Ao término clique em: Salvar e Fechar. 

Exemplo:



Exemplo dos objetivos estratégicos cadastrados.




Observação:

É necessário no mínimo dois objetivos estratégicos para ser utilizado na etapa de Priorização dos Objetivos Estratégicos.Outro ponto importante é que vários objetivos estratégicos também podem ser criados para ênfase ao tipo de análise que será realizado.

Priorização dos Objetivos Estratégicos


A fase de Priorização dos Objetivos Estratégicos é onde se define o grau de importância de cada objetivo estratégico da empresa. Quais os objetivos possuem maior prioridade e vão de encontro as metas estabelecidas na organização.

Para realizar a priorização acesse : Priorização dos Objetivos Estratégicos.

Exemplo:



  

Nesta etapa você conta com dois grupos de opção, chamados de:
  • Priorizações
  • Compartilhar
O grupo Priorizações, é responsável pelas ações de cadastrar as prioridades necessárias a análise do portfólio. Ela utiliza dentro da estrutura de priorizações os fatores comerciais, responsáveis pelo suporte a definição de prioridade. O botão Novo realiza a operação de cadastro de prioridade enquanto o botão Excluir é voltado para a sua exclusão.

O grupo Compartilhar é responsável pelas operações de impressão através do item Imprimir e de exportar a grade de fatores para o Excel pela opção  Exportar para o Excel.

Clique sobre o botão: Novo.

Exemplo:




Esta fase é destinada ao registro da informação, assim a primeira informação solicitada é o Nome e Descrição, utilize o nome estratégico para a priorização, como por exemplo, "priorização de projetos ano 2013". A descrição deve ser um relato sobre a priorização que está sendo armazenada no sistema, como por exemplo, "o objetivo desta priorização é avaliar o portfólio de projetos da empresa para o ano de 2013".

A  escolha do departamento da empresa é realizada através da opção Departamento, não esqueça que as priorizações podem estar distribuídas pelas diversas áreas  da empresas ou por objetivos gerais. Se a priorização pretende atender a um determinado departamento efetue a escolha do setor. Caso o objetivo seja comum a todos os departamentos, ou seja, o objetivo é geral, mantenha a caixa departamento em Branco.

O próximo item é a escolha do Tipo de Priorização que será realizada na empresa. O Project Server 2013, assim como na versão 2010 disponibiliza as opções:
  • Calculado
  • Manual
A opção Calculado (recomendado), corresponde a classificação dos objetivos estratégicos selecionados para esta priorização, ela é executada automaticamente pelo próprio Project Server 2013. Desta forma todos os cálculos e ponderações relacionados as métricas, análise e avaliação da prioridade serão feitos pelo próprio sistema.

O item Manual, permite definir os pesos de cada prioridade que for realizada, cuja operação é totalmente manual. As taxas são medidas através de porcentagem que variam de zero a cem e em caso de erros é possível contar com o recurso Normalizar para validar os valores atribuídos aos objetivos estratégicos. Esta ação garante que o gestor do portfólio tenha total flexibilidade para mudar, testar e simular cenários dos mais complexos e adequá-lo da melhor maneira possível a sua organização.

A parte de Priorizar os seguintes fatores comerciais, corresponde a escolha de quais objetivos estratégicos serão utilizados e qual o grau de importância ao portfólio de projetos.É necessário o mínimo de dois fatores comerciais para que a priorização seja realizada, porém outros fatores comerciais também podem ser inseridos para a realizar a priorização.

Em seguida clique em: Priorizar Fatores Comerciais.

Exemplo:




Priorização Automática


Caso você opte pelo Tipo de Priorização Calculado (Recomendado) será exibido na etapa seguinte do assistente de priorização a realização do salvamento automático da prioridade o que não permite editar ou ao mesmo escolher outro tipo de priorização, ou seja, a priorização escolhida será mantida na sua estrutura de tipo de priorização. Outro ponto importante, na etapa seguinte será necessário optar por quais objetivos estratégicos têm maior importância para a empresa.

Após essa análise, selecione uma classificação na lista e clique em Avançar: Revisar Prioridades.

Exemplo:



Será exibida na etapa seguinte, em formato de porcentagem, o nível de prioridade classificado automático e o seu índice consistência. Quanto mais próximo a prioridade estiver da escala verde, ou seja, 100% melhor é a classificação.

Exemplo:





Ao término clique em Fechar. 

Priorização Manual


Se a opção escolhida em Tipo de Priorização for Manual estará visível a coluna de prioridade, este campo é destinado a informar e receber manualmente o percentual de priorização. A soma da priorização não pode ultrapassar a porcentagem de 100% e para isso é possível utilizar o botão Normalizar presente no grupo valores para validar os valores inseridos na coluna de prioridade.

O grupo Priorizações, é responsável pelas ações de cadastrar as prioridades necessárias a análise do portfólio. Ela utiliza dentro da estrutura de priorizações os fatores comerciais, responsáveis pelo suporte a definição de prioridade. O botão Novo realiza a operação de cadastro de prioridade enquanto o botão Excluir é voltado para a sua exclusão.

O grupo Compartilhar é responsável pelas operações de impressão através do item Imprimir e de exportar a grade de fatores para o Excel pela opção  Exportar para o Excel.

Através do grupo priorização utilize o botão Salvar para armazenar a priorização manual que foi definida, em seguida clique em Fechar.

Caso a ação Avançar - Prioridades de Fatores tenha sido realizada, assim como na etapa anterior ele também salvará automaticamente a priorização e não permite editar o tipo de priorização, ou seja, a priorização escolhida será mantida na estrutura do tipo de priorização. Outro ponto importante, na etapa seguinte será necessário optar por quais objetivos estratégicos têm maior importância para a empresa, sendo que a mesma priorização é realizada sempre através da porcentagem.

Exemplo:




Na tela de priorização dos objetivos estratégicos é possível identificar facilmente todos os tipos de priorização que foram cadastradas e qual o tipo utilizado, se manual ou automática.

Exemplo:





Análise do Portfólio


A  Análise do Portfólio é a última e mais importante no processo de priorização dos projetos. É através dela que conseguimos simular cenários críticos ou não, rever prioridades, forçar inclusão de projetos e analisar detalhadamente cada informação dos projetos da empresa. O nível de importância de cada objetivo estratégico e priorizações dos objetivos da empresa é fácil refletido neste espaço. Desta maneira os projetos que tem maior prioridade e vão de encontro as metas estabelecidas na organização serão vistos com mais clareza. Lembre-se, que após a primeira análise do portfólio o cenário ideal é que você apresente a situação aos tomadores de decisão (diretoria, executivos e gerentes) para que em caso de empate durante a priorização, seja eles, a decidir quais os projetos são os mais importantes para a empresa.  

Para realizar a priorização do portfólio de projetos da empresa, acesse : Análise do Portfólio.

Exemplo:



Nesta etapa você conta com três grupos de opção, chamados de:
  • Análise 
  • Navegar
  • Compartilhar
O grupo Análise, é responsável pelas ações de cadastrar as análises necessárias ao portfólio. É utilizada dentro de sua estrutura os os fatores comerciais priorizados, cuja responsabilidade é o total suporte a análise do portfólio de projetos. O botão Novo realiza a operação de cadastro de análises do portfólio enquanto o botão Excluir é voltado para a sua exclusão.

O grupo Navegar é responsável exibir as dependências do projeto necessárias a análise do portfólio.

O grupo Compartilhar é responsável pelas operações de impressão através do item Imprimir e de exportar a grade de fatores para o Excel pela opção  Exportar para o Excel.

Clique sobre o botão: Novo.

Exemplo:



Nesta fase da análise do portfólio é necessário inserir o Nome da análise e sua Descrição. O nome, é geralmente utilizado nas empresas com o ano atual e ou o nome do departamento,ou a análise geral.

Exemplo: Portfólio - 2013 ou Portfólio TI - 2013.

Na sequência é necessário se avaliar que tipo de análise será realizada, se será por um departamento ou de forma geral. Se for por um departamento escolha a área neste campo, caso nao seja este o seu cenário, basta utilizar este campo em branco.

Outro fato importante é definir o tipo de priorização da análise. Selecione um tipo de priorização para a análise. O tipo de priorização direcionará ou representará a maneira como cada projeto será priorizado, o que afeta a seleção de projetos.

É possível trabalhar de duas formas:

1 - Priorizar projetos usando fatores comerciais (recomendado): Essa classificação é realizada com base na Priorização dos Objetivos Estratégicos anteriormente criados. Desta forma seguiremos o fluxo de trabalho automático ou manual para se definir a ordem de classificação dos projetos.

2 - Priorizar projetos usando campos personalizados: Essa classificação é feita de forma manual, pois há a necessidade de escolher quais entidades serão utilizadas para a análise do portfólio.

No grupo Priorizar estes Projetos é o local onde será realizada a escolha dos projetos que entrarão na fila de análise do portfólio. Selecione os projetos a serem analisados. As análises não podem incluir mais de 800 projetos. Para uma melhor capacidade de gerenciamento, não inclua mais de 200 projetos em uma única análise.

A posição das setas indica a ação do botão:
  • > : Adiciona o projeto selecionado da análise do portfólio.
  • >>: Adiciona todos os projetos da lista de análise do portfólio.
  • <: Remove o projeto selecionado da análise do portfólio.
  • <<: Remove todos os projetos da lista de análise do portfólio.
Exemplo:




Após realizar a escolha dos projetos a opção Número de projetos selecionados exibirá a quantidade de projetos escolhidos.

Restrição de Análise do Custo do Primário: a análise do portfólio utiliza este campo como base para restrição do custo primário durante a avaliação e tem peso no momento de definir os principais da empresa.Cada análise deve identificar uma restrição de orçamento primária.

É possível na opção Planejamento de Recursos Dividido em Fase ter visibilidade dos recursos do projeto.Esta opção deve ser usada somente se os requisitos de recursos tiverem sido especificados para cada projeto com o uso de planejamentos de recursos ou atribuições de projeto e se a capacidade de recursos organizacionais tiver sido definida. Após marcar e salvar essa opção, ela não poderá ser desmarcada.

Opção desabilitada.

Exemplo:



Opção habilitada.

Exemplo:





Planejamento de Recursos Dividido em Fases 

Esta opção deve ser usada somente se os requisitos de recursos tiverem sido especificados para cada projeto com o uso de planejamentos de recursos ou atribuições de projeto e se a capacidade de recursos organizacionais tiver sido definida. Após marcar e salvar essa opção, ela não poderá ser desmarcada. 

Horizonte de Planejamento e Granularidade 

Especifique o horizonte de planejamento e o nível de granularidade do planejamento. Os dados de capacidade de recursos e os requisitos de recursos do projeto fora do horizonte de planejamento não serão incluídos. Os projetos que estão dentro e fora do horizonte de planejamento não poderão ser movidos, e somente dados de requisitos de recursos dentro do horizonte serão considerados.

Campo personalizado de função de recurso 

Cada recurso deve ser mapeado para uma função principal, com base em um campo personalizado pré-configurado. Especifique aqui o campo personalizado que representa a função do recurso.
 
Filtragem de recursos 

Os dados de requisitos do projeto e capacidade de recursos organizacional omitirão os recursos filtrados por departamento ou valor RBS - Estrutura básica de recursos. 

Impacto de capacidade de recurso para projetos fora da análise 

A capacidade do recurso é afetada por projetos não incluídos nesta análise. Se as atribuições de planejamento de projeto ou recurso usar reservas propostas da sua organização, você poderá decrementar as atribuições propostas da capacidade geral do recurso.
 
Datas de início e de término do projeto 

As datas dos projetos podem ser direcionadas pela agenda do projeto ou referenciando campos personalizados de data pré-configurados.

Exemplo das propriedades no momento de cadastrar uma nova análise.



Clique em: Avançar - Priorizar Projetos.

Na etapa seguinte é exibido a tela de gerenciamento do portfólio 

Caso você tenha optado por priorização manual é possível escolher os pesos de cada projeto.

Exemplo:



Clique em: Avançar - Revisar Prioridades para ir para a próxima etapa do assistente.

Nesta etapa é validado as informações do projeto através de sua prioridade para a empresa.

Caso você queira revisar alguma informação ou retornar a tela anterior do assistente clique em: Anterior - Definir Prioridades.

Exemplo:



Clique em: Avançar - Analisar Custos para exibir graficamente a análise do portfólio a partir dos custos envolvidos.

Caso seu objetivo seja voltar a etapa anterior de priorização dos projetos utilize o botão Anterior - Priorizar Projetos.

Exemplo:






Na seção de Analisar Custos é possível encontrar 4 grupos:
  • Análise
  • Navegar
  • Seleção do Portfólio
  • Projetos
Análise

O grupo Análise possui em sua estrutura o botão Fechar responsável por encerrar o cenário em avaliação.

Navegar

O grupo Navegar basicamente trata das diferentes formas de exibição do portfólio a sua principal visão é Analisar Custos que exibe as tendências de valores de cada projetos através dos critérios de Fronteira Eficiente, Cenário Atual de Seleção do Portfólio e Cenários de Seleção de Portfólio Salvos. Ambas informações são calculadas de forma automática pela próprio Project Server 2013.A opção Definir Prioridades exibe o local onde é possível inserir ou remover as priorizações criadas em Priorização dos Objetivos Estratégicos da Análise do Portfólio. O item Priorizar Projetos é o principal espaço de definição das prioridades de projetos, com ele é possível simplificar o ato de definir o grau de importância dos projetos.Enquanto Revisar Prioridades é o local de avaliação das definições de importância do que foi definido em Priorizar Projetos.

Seleção do portfólio

O grupo seleção do portfólio atua diretamente na seleção do portfólio, cuja, primeira opção é a escolha da Linha de Base realizada através do cenário, sendo que essa informação nada mais é que, a foto da seleção atual do portfólio de projetos. Entretanto, o item Recalcular permite refazer a análise com as alterações que foram realizadas de maneira minuciosa a fim de distinguir as partes mais importantes. Salvar Como age diretamente como um guia para armazenar diferentes cópias do cenário que está sendo avaliado, o que auxilia interpretar tendências, variação de custos entre outros cenários. O item Comparar permite realizar a análise dos diferentes cenários criados, essa forma de avaliar permite que se tenha critérios coerentes para uma tomada de decisão. Após a avaliação dos diversos cenários chega o momento de decidir qual o melhor caminho a seguir e a opção Confirmar permite que seja feita exatamente essa escolha e se realize a confirmação.   

Projetos

O grupo projetos é o responsável pela visualização de informações dos projetos no portfólio. Planilha é a visão padrão da ferramenta e exibe todos os projetos da empresa através de uma grade dentro da exibição de portfólio. O Gráfico de Dispersão é a principal visão dos projetos, isso porque é possível ver através dos eixos de seu gráfico os projetos não selecionados, os projetos que foram excluídos através da Exclusão Forçada, os projetos Selecionado que estão mais perto dos objetivos estratégicos da organização e também os de inclusão Forçada que informa os projetos de maior prioridade para a empresa e que tiveram que ser incluídos no portfólio de forma imediata. Além disso, a opção Exibir descreve através de visões uma análise detalhada do projeto. Recarregar Valores de Restrição permite que os valores substituídos no campo de restrição seja atualizado através deste botão.O item Ocultar Métrica é utilizado para ocultar a exibição das medições , Fronteira Eficiente e Alinhamento Estratégico para que a visão realizada através da Planilha ou gráfico de dispersão seja exibida de forma maior na tela. 

Resultado final do portfólio do Project Server 2013.



Programa para empresas e o incentivo ao empreendedorismo


Se você quer uma oportunidade para trabalhar com tecnologias Microsoft, alguma das opções é se tornar um empreendedor, parceiro ou profissional liberal. Saiba que a Microsoft disponibiliza diversos programas para empresas, o qual é conhecido como Microsoft Partner. Neste artigo foi utilizado a tecnologia Project Server 2013 e a competências necessária para se tornar Project and Portfolio Management  é encontrado neste endereço:

https://mspartner.microsoft.com/pt/br/pages/membership/project-portfolio-management-competency.aspx

Exemplo:




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